Migrar do Excel para um sistema de igreja em 7 dias
Plano dia a dia para sair da planilha: limpeza da base, cadastro, financeiro do mês, multi-usuário e critério de corte do Excel paralelo.
Equipe Igreja Pro
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Não precisa “parar a igreja” para migrar. Em uma semana dá para ter a operação mínima rodando no sistema — se a base for limpa primeiro. Este plano é para igreja que ainda vive no Excel (ou em três Excels: membros, dízimo e escala) e quer um sistema de gestão para igrejas no culto seguinte.
O Igreja Pro não importa a planilha automaticamente. Isso não é preguiça de produto nesta fase: importar duplicata, telefone de 2014 e “João (verificar)” só transmite o caos. Recadastrar ativos é mais barato do que carregar lixo. Se você quer o recorte específico do produto, use também o checklist de onboarding.
Antes do dia 1: uma decisão política
Combinem no conselho, por escrito, três frases:
- A partir do domingo D, o lançamento oficial de dízimo é o sistema, não a aba “caixa 2026”.
- A planilha antiga vira arquivo morto depois de 14 dias de operação paralela no máximo — não “para sempre, por segurança”.
- Secretaria e tesouraria terão logins próprios. A senha única morre na migração.
Sem essas três frases, alguém continua editando o Excel “só mais um mês” e vocês pagam software para manter dois mundos.
Dia 1 — Limpeza (2 a 4 horas, não o mês inteiro)
- Separe ativos, inativos e “não sei”. O “não sei” fica numa aba à parte e não entra no primeiro lote.
- Corrija telefones óbvios (nove dígitos faltando, DDD duplicado). Não invente e-mail.
- Delete duplicatas visíveis (Maria Silva / Maria da Silva no mesmo telefone).
- Marque quem é visitante recente versus membro. Misturar os dois no Excel é o motivo pelo qual a lista de aniversariantes mente.
Meta do dia: uma lista curta de ativos em que a secretária confia. Qualidade, não nostalgia.
Dia 2 — Conta, igreja e as duas pessoas certas
- Crie a conta da organização em /signup.
- Cadastre a congregação com o nome oficial.
- Convide o tesoureiro com login próprio. Se a mesma pessoa faz os dois papéis hoje, convide mesmo assim um segundo usuário (pastor ou auxiliar) para conferência.
- Escolha o plano pelo teto de membros e pela filial, não pelo medo de “faltar módulo”. Ver /planos.
No fim do dia 2 vocês deveriam conseguir entrar no painel em dois computadores diferentes sem compartilhar senha. Se isso já fracassa, não adianta cadastrar 400 nomes.
Dia 3 — Membros ativos (o lote que importa)
- Digite ou cadastre só ativos. Status correto desde o início.
- Priorize quem tem telefone e nascimento: aniversariantes do mês passam a aparecer sem uma terceira planilha.
- Não abra exceção para “a tia que vem no Natal”. Ela entra depois, como inativa ou quando voltar de fato.
Igreja de 80 a 150 ativos faz isso em uma tarde com duas pessoas. Igreja de 400 ativos parte o lote em dois turnos — ainda cabe na semana se vocês recusarem o histórico morto.
Dia 4 — Visitantes recentes, não o livro de 2012
- Últimos 30–60 dias de visitantes, em lista própria.
- Um contato e a data da visita, se vocês tiverem. Não force teologia de membresia no cadastro de quem veio uma vez.
- Definam quem acompanha o visitante (integração, pastor de período, célula). O sistema não substitui o telefonema; ele impede o nome de sumir.
Dia 5 — Financeiro do mês corrente
- Lance dízimos e ofertas da semana (e do mês, se a tesouraria ainda está em atraso).
- Lance despesas já pagas do mês: energia, som, ceia, aluguel se houver.
- Confira o saldo com o que a tesouraria acredita que é o saldo. Se não fecha, o erro ainda está fresco — melhor agora do que na assembleia.
Não reconstrua cinco anos de dízimo nominal nesta semana. Série histórica antiga pode ficar no arquivo morto do Excel, com acesso restrito. O módulo de financeiro no Igreja Pro não faz conciliação bancária automática nem exporta PDF: o objetivo do dia 5 é a tesouraria operar o mês atual sem planilha compartilhada. Detalhe da rotina: dízimo sem planilha.
Dia 6 — Ministérios e agenda do que acontece de verdade
- Cadastre os ministérios que sobem no domingo (louvor, recepção, infantil, diaconia), não os vinte nomes de organograma.
- Vincule quem serve agora.
- Coloque cultos e eventos da semana com data, local e status.
Escalas com confirmação automática de voluntário ainda não são o foco do Igreja Pro. Se o maior problema da igreja é furo de louvor no WhatsApp, sejam honestos: a migração resolve cadastro e caixa primeiro. Agenda operacional já tira o culto do grupo silenciado.
Dia 7 — Ritual de uso e funeral do Excel paralelo
- Quem lança dízimo no domingo (e o suplente se a pessoa faltar).
- Quem confere aniversariantes na segunda.
- Quem olha o painel na reunião de liderança — uma pergunta só, no começo.
- Data de corte do Excel: por exemplo, “depois do segundo domingo, a aba caixa vira somente leitura”.
Operação paralela eterna é o modo como migrações fracassam. Duas fontes de verdade significam zero fonte de verdade.
Armadilhas (as que vemos toda semana)
- Migrar lixo (dados ruins) e culpar o sistema no terceiro culto.
- Querer 100% do histórico no dia 1.
- Continuar editando o Excel “em paralelo eterno”.
- Um único login “da igreja”.
- Cadastrar inativos para inflar número de membros na assembleia.
- Misturar duas congregações na mesma lista porque “é a mesma tesouraria”.
Redes e filiais: cada campus no seu cadastro, no mesmo tenant, nos planos que cobrem multi-igreja. Leia multi-campus antes de colar tudo numa aba “geral”.
Como saber que a semana funcionou
No oitavo dia, sem abrir Excel:
- A secretária acha um membro pelo nome.
- O tesoureiro diz o saldo do mês.
- O pastor vê aniversariantes e o próximo culto.
- Ninguém pediu a senha de ninguém no grupo.
Se isso aconteceu, a migração começou. O resto é disciplina de domingo, não projeto de TI.